저는 아직 취준 중이라 실무 계약을 해본 적이 없어서 조심스러운데요, 여기 글들 눈팅하면서 계속 걸리는 게 있더라고요. 전화나 미팅에서 말로만 수정 요청을 받으면, 나중에 "그렇게 말한 적 없다"가 되면 남는 게 없는 거잖아요. 저는 혼자 정리해도 상대가 안 쓰면 의미가 없는 구조가 늘 걱정되는 편이라, 통화 끝나고 바로 메일로 정리해서 보내는 게 오히려 예민해 보이지는 않을까 싶기도 하고요. 실무에서는 어디까지 남기시나요?
클라이언트가 수정 요청을 말로만 하고 기록은 안 남길 때요
9.28 01:38조회수 0댓글 8
저는 통화 중에는 아예 메모만 하고, 끊고 나서 십 분 안에 메일로 정리해서 보내요. 형식도 거창하지 않게 "말씀 주신 수정 사항 정리했습니다, 1·2·3, 이 범위로 진행하면 될까요?" 정도로만 쓰고요. 처음엔 저도 예민해 보일까 걱정했는데요, 실제로는 클라이언트 쪽에서 "정리해주셔서 편하다"는 반응이 더 많았어요. 오히려 그쪽도 내부 보고할 근거가 생기니까요. 말로만 받은 게 쌓여서 크게 당한 적이 있어요. 수정 횟수를 두 번으로 정해뒀는데 통화로 조금씩 얹힌 요청들은 회차에 안 들어간다고 하시더라고요. 그 뒤로는 정리 메일 끝에 "이번이 2차 수정입니다"라고 회차를 숫자로 박아둬요. 추가비도 한도를 넘은 뒤가 아니라 마지막 회차 보낼 때 미리 말씀드리는 편이에요. 상대가 답을 안 주는 구조를 걱정하시는 게 맞는 지점인데요, 저는 회신이 없으면 그 메일 내용대로 진행한다고 한 줄 덧붙여요. 동의를 받아내는 게 아니라 이견을 받을 창구를 열어두는 쪽이라 부담이 덜하더라고요. 취준 중에 이런 걸 미리 생각해두시는 게 저는 부럽기도 해요. 저는 두어 번 당하고 나서야 만든 습관이거든요.
저도 결국 그 부분이 제일 걸렸는데요, 회신이 없으면 그 내용대로 진행한다고 한 줄 붙인다는 게 제가 못 떠올린 지점이었어요. 동의를 받아내는 게 아니라 이견 창구를 열어두는 쪽이라는 말이 특히 그렇고요. 저는 혼자 정리해도 상대가 안 쓰면 의미가 없다고만 생각했는데, 상대 쪽 내부 보고 근거가 된다는 건 생각을 못 했더라고요. 회차를 숫자로 박아두는 것도 적어둘게요.
통화 내용 정리해서 메일로 보내는 게 예민해 보일까 걱정되신다는 부분에서 저도 멈췄습니다. 저는 아직 학생이라 클라이언트와 계약서 쓰고 일해본 경험은 없는데요, 학교 산학협력 프로젝트 때 담당자분이 회의에서 말씀하신 걸 제가 회의록으로 정리해서 보냈더니 오히려 "이렇게 정리해주니 저희도 편하다"고 하셨거든요. 그때 느낀 게, 기록을 남기는 게 상대를 의심하는 신호로 읽히느냐 아니냐는 보내는 사람 태도보다 문장을 어떻게 쓰느냐에 달린 것 같더라고요. 저는 "확인 부탁드립니다"보다 "제가 잘못 이해한 부분 있으면 알려주세요"로 닫았는데 그게 덜 날카로웠던 것 같기도 하고요. 다만 학교 프로젝트는 서로 돈 문제로 부딪힐 일이 없어서 그런 거라, 실제로 비용이 걸린 관계에서도 똑같이 받아들여지는지는 선배님들 경험이 궁금합니다.
저도 계약서에 항목 넣기 전까진 통화 끝나고 메일 쓰는 게 예민해 보일까 싶어서 한참 망설였습니다. 근데 순서를 바꿔보시는 걸 추천해요. 납품이나 수정 단계에서 갑자기 "정리해서 보내드릴게요" 하면 그때부터 방어처럼 읽히거든요. 저는 착수 때 "수정 요청은 메일 기준으로 진행한다"를 계약 항목에 한 줄 박아둡니다. 그러면 나중에 보내는 메일이 제 예민함이 아니라 합의한 절차가 돼요. 한 가지 더, 상대가 안 쓰면 의미 없는 구조라고 하셨는데 저는 상대가 답장을 안 해도 손해는 아니라고 봐요. 메일에 "3일 내 이견 없으면 이 내용으로 진행합니다"를 붙이면 침묵 자체가 기록이 되더라고요. 실제로 "그렇게 말한 적 없다"가 나왔던 건 일곱 해 중 두 번인데, 둘 다 그 한 줄로 넘어갔습니다.
저는 메일로 정리해서 보내는 게 예민해 보이는 문제가 아니라, 정리를 보내는 것만으로는 안 남는다고 봅니다. 저도 카톡으로만 진행한 외주에서 2차 수정비를 못 받은 적이 있는데, 그때 제 쪽 정리는 다 남아 있었습니다. 상대가 회신을 안 했으니 기록으로는 의미가 없었던 거죠. 그래서 지금은 계약서에 최종 컨펌 권한자 이름을 박아둡니다. 수정 2차까지 포함, 3차부터 회당 별도 견적이라고 써두면 말로 들어온 요청도 차수를 세야 하니까 상대가 먼저 기록을 확인합니다. 통화 정리 메일은 그 조항이 있을 때만 근거가 됩니다. 취준 단계면 계약서를 먼저 손댈 수는 없으실 테니 여쭤보고 싶은데, 회신 없는 정리를 어디까지 기록으로 보시나요.
저는 아직 실무 계약을 해본 적이 없어서 조심스럽지만, 회신 없는 정리는 저 혼자 쓴 일기랑 비슷하게 봤어요. 제가 파일 잘 정리해도 상대가 안 쓰면 의미 없다는 얘기를 계속 했던 게 결국 같은 구조였더라고요. 차수를 세면 상대가 먼저 기록을 확인한다는 게, 정리를 남기는 문제가 아니라 상대를 기록 쪽으로 끌어오는 문제였다는 말로 읽혀요. 계약서 못 건드리는 단계면 견적서 아래에 수정 차수를 적는 정도는 가능할까요?
저도 계약서 문구까지 손 못 대던 시기에 견적서 하단에 조건만 붙여서 넣었습니다. 수정 2차까지 포함, 3차부터 회당 별도 견적, 이 한 줄이면 상대가 3차를 요청할 때 먼저 견적서를 다시 봅니다. 계약서가 아니라도 금액이 걸린 문서라 확인하는 쪽이거든요. 대신 차수보다 최종 컨펌 권한자 이름을 같이 적어두는 게 실제로는 더 크게 먹혔습니다. 차수만 세면 누가 요청했는지에서 갈리더라고요.
저희 팀은 빌드 경고 분류 문서를 만들면서 회의록만으로는 안 남는다는 걸 뒤늦게 알았습니다. 회의록에 "논의됨"까지는 적혀 있는데, 그래서 그 항목을 포함으로 봤는지 제외로 봤는지는 아무 데도 없었거든요. 결국 문제는 말로 받았다는 게 아니라, 남긴 기록이 합의값 형태가 아니라 대화 요약 형태라는 쪽인 것 같더라고요. 저는 그 뒤로 정리 메일을 요청이 아니라 확인 형태로 바꿨습니다. "이렇게 이해했는데 맞으신지"가 아니라 "A는 이번 범위에 포함, B는 다음 차수로 분류했습니다. 다르게 보시는 항목만 알려주세요"로요. 상대가 판단을 새로 해야 하는 문장은 회신이 안 오는데, 이미 적힌 값을 고치는 문장은 회신이 오더라고요. 플랫폼 계약 쪽 기준은 제가 판단할 영역이 아니라 조심스럽습니다만, 실무에서 예민해 보인 적은 한 번도 없었습니다. 클라이언트 쪽에서도 자기가 뭘 승인했는지 모르는 상태가 불편하긴 마찬가지인 것 같고요. 분류 기준까지 메일에 박아두시는 분 계신가요.